Для успешной реализации проекта нам пришлось организовать процессы как на своей стороне, так и на стороне заказчика. Необходимо было согласовать порядок доставки и состав отдельных партий кассет с учетом емкости стеллажей на нашей стороне, пропускной способности постов оцифровки, ёмкости грузового отсека автотранспорта, применяемого при перевозке архивов от заказчика к исполнителю и обратно.

Поступающие от заказчика списки кассет в очередной партии импортировались в нашу учетную систему, благодаря чему при поступлении возможно было проверить и отразить в приемо-передаточных актах реальных состав партии. Штрихкодирование носителей позволило выявить и исправить ошибки в учете на стороне заказчика.

Ведение учета материалов в нашем собственном ПО и предоставление доступа представителям заказчика позволило им онлайн отслеживать процесс оцифровки по каждой кассете и по каждому из этапов: подготовка к отправке, штрихкодирование, очистка магнитной ленты, оцифровка, проверка качества, повторная оцифровка, возврат заказчику. К каждому носителю был приложен отчет об очистке с оценкой качества состояния магнитной ленты.

При оцифровке из нескольких постов сигнал захватывался и писался в несколько потоков. Система отслеживала соблюдение технических требований по видео- и аудио-дорожкам, при отклонении от нормы система требовала от оператора перепроверить отмеченный фрагмент. Таким образом, сверяя данные с информацией о пробеге каждого отдельного поста оцифровки, можно было сделать заключение о причине отклонений: качество оригинальной записи, техническое состояние носителя, сбой при оцифровке.
В итоге проект был завершен за 9 месяцев вместо 12.